English:
We are using a shared mail-in database and would like to implement a way to assign emails to specific team members using name- and color-based categories.Workflow Example:
An email arrives in the central team inbox.
Person A identifies the email as their responsibility and selects a predefined category (e.g., "Person A - In Progress").
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This selection should trigger two things:
Goal:
This allows other team members to see immediately that the email is being handled, preventing duplicate work.
German:
Wir nutzen eine gemeinsame Mail-In-Datenbank und möchten eine Lösung vorschlagen, um E-Mails über namens- und farbbasierte Kategorien bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen.
Eine E-Mail geht im zentralen Team-Posteingang ein.
Person A erkennt die Zuständigkeit und wählt eine vordefinierte Kategorie aus (z. B. „Person A – in Bearbeitung“).
Diese Auswahl soll zwei Reaktionen auslösen:
Die E-Mail wird im Posteingang gemäß den Einstellungen farblich markiert.
In einer zusätzlichen Spalte wird der Name des Bearbeiters (Person A) angezeigt.
Ziel:
Dadurch können andere Teammitglieder sofort sehen, dass die E-Mail bereits bearbeitet wird, wodurch Doppelarbeit vermieden wird.
Hallo Herr Klußmeier,
vielen Dank für Ihre Antwort. Wir wissen die Erläuterung zu diesem Vorschlag sehr zu schätzen.
Ich würde Ihnen empfehlen, die E-Mail-Vorlage anzupassen und diese Designelemente vor Änderungen zu schützen. So sind Sie nicht von unseren Release-Terminen abhängig, um die für Ihr Unternehmen benötigte Funktion zu erhalten.
Dies ist einer der Gründe, warum wir die Gestaltung der E-Mail-Vorlage offen gelassen haben – damit die Benutzererfahrung bei Bedarf angepasst bzw. aktualisiert werden kann.
Mit freundlichen Grüßen,
Tim Clark
Leiter Produktmanagement für Domino+
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Hello Mr Klußmeier,
Thanks for the reply, we appreciate the clarification to this idea.
I would recommend that you modify the mail template and protect those design elements from update. This is so that you are not dependent on our release schedules to get the feature you require for your business.
This is one of the reasons we have left he design of the mail template open, so that it’s possible to ammend/update the experience as needed.
Yours,
Tim Clark
Head of Product Management for Domino+
Hallo Herr Hampel,
vielen Dank erstmal für die Antwort. Allerdings ist mir bewusst, dass man das über eine angepasste/individuelle Mailschablone regeln könnte aber das ist nicht mein Ziel/Wunsch. Ich möchte ja etwas von HCL an die Hand haben, welches nicht von mir bei jedem Update usw. wieder manuell angepasst werden müsste. Ich möchte eine Standardlösung von HCL, deshalb habe ich hier die Idee eingebracht.
Grüße
Marc Klußmeier
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Hello Mr Hampel,
First of all, thank you very much for your reply. However, I am aware that this could be sorted out using a customised email template, but that is not my aim or preference. I would like to have something provided by HCL that I wouldn’t have to manually adjust every time there’s an update, etc. I’m looking for a standard solution from HCL, which is why I’ve put forward this idea.
Kind regards,
Marc Klußmeier
How about modifying the mail template yourself to add the required functionality?
Technically it sounds like an action button to set the owner tag on an email, and a new column in the view/inbox.